L'époque où vous deviez avoir une équipe de programmeurs et d'administrateurs système pour créer et gérer des logiciels est révolue. Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises n'ont même pas besoin d'une salle de serveurs car elles gèrent leurs opérations dans le cloud:
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Louer l'infrastructure et le stockage des données.
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Acheter des applications.
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Assemblez-les en plateformes virtuelles complètes.
Le logiciel de formation peut également être loué et les systèmes de gestion de l'apprentissage utilisent le cloud depuis un certain temps déjà. Mais devriez-vous opter pour un LMS basé sur le cloud, ou une plateforme hébergée sur site est-elle préférable? Dans cet article, nous allons découvrir ce que chaque option implique. Notez que nous parlons d'acheter une plateforme tierce plutôt que d'en construire une en interne.
Déploiement
Une installation LMS hébergée sur site implique un processus complet: vous devez vous assurer qu'elle peut être intégrée à vos systèmes, la télécharger et l'installer sur vos serveurs, configurer des API et la connecter à vos autres systèmes et bases de données, configurer le thème graphique, les rôles et autorisations des utilisateurs. Certains LMS sont plus faciles à installer que d'autres, mais ils nécessitent tout de même un certain niveau d'expertise technique et du temps pour être déployés.
Un LMS cloud est un LMS basé sur le Web qui est hébergé à distance. Il est déjà en place ; vous ne l'installez pas sur vos serveurs mais y accédez en ligne. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de savoir si votre infrastructure est adéquate pour la tâche. Vous devrez peut-être encore configurer certaines intégrations, par exemple pour extraire des informations de la base de données des apprenants, mais dans l'ensemble, vous pouvez commencer à utiliser la plateforme pratiquement le jour où vous l'avez achetée. C'est un avantage évidente pour les LMS basés sur le cloud.
Maintenance
Maintenir un LMS cloud opérationnel relève de la responsabilité du fournisseur, donc en théorie, cela devrait soulager le client de la nécessité de le maintenir, de le mettre à jour et de le dépanner. De plus, s’agissant d'une spécialité de l'équipe du fournisseur, les LMS cloud ont généralement une disponibilité constante et un support technique facilement disponible. Cela fait du cloud une solution parfaite pour les entreprises qui n'ont pas d'équipe de développement disponible pour maintenir la plateforme.
Cependant, cela signifie également que le client ne peut pas contrôler la direction dans laquelle le LMS va changer au fil du temps ou les problèmes que le fournisseur va résoudre. Le compromis est donc clair: vous n'avez pas à vous soucier de savoir si le déploiement d'une mise à jour LMS fera apparaître des bogues majeurs, mais il n'y a aucune garantie que le fournisseur corrigera bientôt ce bogue mineur ennuyeux.
D'autre part, l'hébergement de la plateforme sur vos serveurs vous donne un contrôle total sur votre système de gestion de l'apprentissage et sur ce que vous construisez dessus.
Personnalisation
Les LMS hébergés sur site offrent également beaucoup plus de liberté en ce qui concerne la conception et la personnalisation des fonctionnalités. Que vous ayez besoin de modifier les interfaces, d'intégrer un outil tiers supplémentaire comme Zoom ou de développer une toute nouvelle fonctionnalité, vous pouvez tout faire avec une plateforme sur site du moment que vous avez accès au code source.
Les LMS basés sur le cloud, par définition, sont des solutions prêtes à l'emploi et offrent beaucoup moins de flexibilité pour la personnalisation. Ils prennent généralement en charge l’implémentation de votre charte graphique d’entreprise ; cependant, l’architecture et les fonctionnalités du logiciel ne peuvent pas être modifiées. Ne vous laissez pas décourager, cependant, car les LMS cloud sont généralement à la pointe des développements ed-tech et couvrent tous les principaux cas d'utilisation, de sorte que vous n'aurez peut-être même pas besoin de développements personnalisés.
Infrastructure
En matière d'infrastructure, les LMS cloud remportent une autre victoire indiscutable. Aucune entreprise ne pourrait consacrer autant de ressources à une seule de ses nombreuses opérations comme le font les fournisseurs de LMS cloud. Ainsi, au lieu de cela, les entreprises peuvent tirer parti de tous les avantages des investissements lourds des fournisseurs dans les centres de données et le matériel informatique et les logiciels, garantissant une expérience fluide, robustesse et évolutivité.
De plus, l'informatique hors site signifie que les utilisateurs ne dépendent pas des caractéristiques de leurs appareils et peuvent profiter de technologies avancées comme la réalité virtuelle et augmentée.
Coûts
Déployer et gérer un LMS est un projet informatique à part entière, et de nombreux facteurs peuvent influencer ses coûts en plus de la licence, comme l'achat du matériel et des logiciels nécessaires, le recrutement d'une équipe technique, le paiement de l'électricité, etc.
Supposons que vous disposiez déjà d'une équipe de développement, quelles que soient les opérations L&D. Dans ce cas, la majorité des dépenses LMS sur site consisteront en une licence ainsi que le salaire des développeurs, et seront payées d'avance.
Le coût récurrent d'un LMS hébergé sur site comprend l'hébergement, la maintenance, la mise à jour et le support du serveur, ce qui est généralement beaucoup moins onéreux qu’un abonnement LMS cloud. Cependant, en cas de pic d'utilisation, de panne matérielle ou de cyberattaque, c'est vous qui supporterez les conséquences, et ces situations sont difficiles à prévoir.
Un LMS basé sur le cloud, en revanche, ne nécessite pas beaucoup d'investissement, mais les frais d'abonnement peuvent être substantiels. Certaines plateformes facturent le nombre d'utilisateurs ou d'instances ou par fonctionnalité, mois ou année, et aucune des options n'est objectivement plus rentable. Trouver un plan de paiement raisonnable est délicat car tout dépend du style d'utilisation. Mais là encore, vous n'avez pas à payer en cas d’événements impondérables, c'est donc un plus.
Accessibilité
En tant que solution Web, le LMS cloud est accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet et est aussi facile à utiliser qu'à configurer — la courbe d'apprentissage est relativement faible. Cette accessibilité facilite l'adoption et garantit que l'expérience utilisateur est transparente et cohérente sur les différents appareils. Il convient également à différentes approches d'apprentissage: micro-apprentissage via mobile, apprentissage à la demande pour l'intégration ou apprentissage par les pairs via le chat vidéo en ligne.
Bien que les LMS auto-hébergés puissent nécessiter une installation sur l'appareil d'un utilisateur, ils peuvent également être basés sur le Web, donc les mêmes avantages s'appliquent ici.
Sécurité
Les fournisseurs de LMS cloud se conforment aux normes de sécurité de l'industrie et subissent des audits réguliers, cryptent et sauvegardent les données, utilisent des chiffrements SSL pour toutes les connexions, l'accès par mot de passe à certaines fonctionnalités d'administration, pare-feu, systèmes de détection d'intrusion, etc. Tout comme pour l'infrastructure et la maintenance, la sécurité est la priorité absolue des fournisseurs cloud et l'une des pierres angulaires de leur entreprise, ils sont donc les premiers à mettre en œuvre des mesures de sécurité de pointe.
Évidemment, tout ce qui précède peut être fait en interne, et aucun niveau de sécurité du fournisseur ne change rien au fait que vous lui confiez vos données et celles de vos utilisateurs, ce qui est un risque en soi. Lorsque vous hébergez un LMS sur vos serveurs, vous conservez un contrôle total sur la plateforme et les données avec lesquelles il fonctionne. Cependant, le contrôle total va de pair avec l'entière responsabilité, donc si votre plateforme est compromise, vous devrez en supporter vous-même les conséquences. De plus, vous aurez besoin d'une équipe d'ingénieurs en sécurité pour mettre en œuvre toutes ces mesures.
Choisir le bon LMS: une liste de contrôle
Maintenant que nous avons couvert les principaux aspects de l'utilisation d'un système de gestion de l'apprentissage, résumons.
Une solution parfaite pour une entreprise peut être un flop absolu pour une autre. Cela dépend des besoins, du budget et des ressources de votre organisation. Cependant, vous pouvez commencer votre analyse en répondant à ces questions:
1. Avez-vous une équipe technique à plein temps? Peuvent-ils assumer plus de tâches pour installer, déployer et maintenir un LMS hébergé sur site?
Si la réponse est oui aux deux questions, alors vous avez déjà couvert une grande partie des coûts récurrents, donc acheter une licence au fil du temps peut être moins cher que de payer un abonnement régulier.
2. De quel niveau de contrôle sur la plateforme avez-vous besoin?
S'il est essentiel pour vous d'avoir un accès indissociable aux données et à tous les systèmes et processus, alors les LMS cloud ne sont peut-être pas faits pour vous. Cependant, les fournisseurs de cloud sont généralement en mesure de fournir un niveau de sécurité beaucoup plus élevé et sont plus stricts en matière de cybersécurité et de traitement des données.
3. Avez-vous besoin de nombreuses personnalisations?
La fonctionnalité par défaut des LMS est similaire et s'adresse à un client moyen: vous pouvez créer et télécharger du contenu, gérer les utilisateurs et suivre leur progression sur n'importe quel LMS. Mais si votre cas est unique et que la fonctionnalité moyenne est insuffisante, vous pouvez personnaliser la plateforme.
Les LMS cloud peuvent être reconfigurés — vous pouvez désactiver des fonctionnalités spécifiques et modifier l’apparence graphique en fonction de votre identité de marque. Vous pouvez également les intégrer à d'autres outils et services, même si cela peut être problématique.
Les LMS hébergés sur site, en revanche, peuvent être entièrement personnalisés — vous pouvez modifier le code source, développer de toutes nouvelles fonctionnalités et modifier complètement l'interface. La question est de savoir si vous avez vraiment besoin de modifier la plateforme à ce point ou si la reconfiguration est suffisante.
4. L’utilisation du LMS au sein de votre structure est-elle stable? Vous attendez-vous à des pics du nombre d'utilisateurs?
L'évolutivité est le premier et principal avantage d'un LMS cloud, donc si vous envisagez de développer vos opérations, cela pourrait être une solution parfaite.
Avec un LMS hébergé sur site, vous devrez mettre à niveau votre stockage de données et votre matériel, ce qui nécessite du temps et de l'argent. Cependant, avec un LMS basé sur le cloud, il vous suffit de changer de plan de paiement pour celui qui fournit l'infrastructure nécessaire, et vous pouvez l'utiliser immédiatement.
Les LMS cloud sont un excellent choix pour une organisation en pleine croissance. Ils sont sécurisés, évolutifs et robustes. Et les LMS hébergés sur site sont idéaux pour les grandes organisations car ils sont flexibles, hautement personnalisables et entièrement sous contrôle.
Opigno LMS est un LMS open source hébergé sur site, ce qui signifie que vous n'avez pas à payer de licence pour l'utiliser. Cependant, nous travaillons également sur une plateforme basée sur le cloud qui sortira plus tard cette année, alors restez à l'écoute!
Publié le 28 mars 2023