La formation des employés n'est pas à considérer comme une dépense mais comme un investissement dans l'amélioration de la productivité, la réduction du turnover des employés et la croissance professionnelle de votre équipe. Cependant, vous pouvez tirer encore plus de profit de votre budget L&D en passant à une plateforme d'apprentissage en ligne. Voici quelques chiffres inspirants :
- 42 % des entreprises constatent une augmentation de leurs revenus après la mise en œuvre de l'apprentissage en ligne, chaque dollar dépensé apportant 30 $ de productivité accrue.
- La formation professionnelle via LMS peut augmenter l'engagement, les performances et la rétention des employés jusqu'à 92 %
- En passant des salles de classe physiques aux outils d'apprentissage en ligne d'entreprise, IBM a économisé près de 70 % sur les coûts de formation, tandis que Dow Chemical a réduit ses coûts de cours de formation de 95 $ par apprenant à 11 $ par apprenant.
De nombreux facteurs sont responsables de ces résultats frappants, alors décomposons les dépenses associées aux stratégies en ligne et hors ligne et vérifions leur contribution au retour sur investissement. En prime, nous avons préparé plusieurs conseils pour tirer le meilleur parti des ressources de formation.
Coûts de formation conventionnels
Les coûts induits par l'organisation de la formation sont les premiers qui viennent à l'esprit lorsque l'on parle des coûts L&D en général. Ce sont également les premiers postes de dépenses qui diminueront après la mise en œuvre d'un LMS, car la plupart des coûts de formation en face à face proviennent de la nécessité d'allouer de l'espace et du temps à la formation et d'avoir des formateurs et des apprenants sur place. Et plus vos opérations sont importantes, plus le changement sera perceptible.
Lieu de formation
Tous les lieux ne sont pas adaptés à l'apprentissage, c'est pourquoi les entreprises conçoivent et équipent leur propre espace d'apprentissage ou en louent un. Malheureusement, les deux options impliquent un coût substantiel. Dans le premier cas, les dépenses consistent en la construction et l'entretien de l'auditorium, le paiement des services publics et la mise à niveau des machines de bureau, des tableaux, du matériel de formation, du mobilier, des projecteurs, etc. Dans le cas de la location, le coût dépend fortement de la superficie de l'espace et son emplacement. Quoi qu'il en soit, il faut considérer plusieurs milliers de dollars par an.
Restauration
La formation en présentiel est généralement condensée en sessions intenses qui peuvent nécessiter jusqu'à plusieurs jours de travail, donc naturellement, vous devez offrir aux apprenants des collations pendant cette période afin qu'ils puissent rester énergiques et concentrés. C'est plusieurs centaines de dollars de nourriture chaque jour au minimum.
Formateurs et assistants
Le coût horaire d'un formateur dépend de son expertise et de ses qualifications, mais ne descend généralement pas en dessous de 100 $ de l'heure. Alors que de longues conférences générales peuvent accueillir plusieurs personnes à la fois, une session de formation dédiée à certains sujets spécifiques est traditionnellement menée en petits groupes de 10 à 15 personnes. Cela signifie que si vous avez plus d'apprenants présents, soit vous avez besoin de plusieurs formateurs sur plusieurs sites, soit la formation s'étalera sur plusieurs jours en fonction du nombre de groupes d'apprenants, ce qui entraînera des milliers de dollars de dépenses par cours terminé.
Frais de voyage
Un autre poste de dépenses est le voyage et l'hébergement des experts et des apprenants non résidents pour la période de formation, qui peut dépasser largement 1 000 $ par jour et par personne. Selon KPMG, jusqu'à 60 % des coûts de formation des grandes organisations peuvent être attribués uniquement aux déplacements.
Création et diffusion de contenu
Enfin, le contenu lui-même coûte assez cher : trouver le matériel, créer des scénarios d'apprentissage et regrouper le tout dans un cours cohérent nécessite beaucoup d'expertise, chaque heure de cours prenant plus de quatre heures de développement. Ainsi, la construction d'un seul cours peut coûter plus de 10 000 $.
Vient ensuite la partie distribution. L'apprentissage en personne repose traditionnellement sur des documents imprimés. Chaque participant a besoin de sa propre copie. Imaginez maintenant que vous décidiez de changer de cours dans six mois car certaines informations sont devenues obsolètes ou l'un des modules s'est avéré médiocre - vous devez maintenant reconcevoir, réimprimer et redistribuer la nouvelle édition entre les départements. Les seuls bénéficiaires de toute cette agitation sont les fabricants de cartouches d'encre.
Pour mettre les choses en perspective, pour une entreprise moyenne de 500 employés qui a acheté sept cours et en a fait trois autres en interne, organise des sessions de formation en personne une fois par trimestre et loue l'espace de formation, le coût d'apprentissage pourrait être d'environ 1,5 million de dollars par an.
Coûts de formation avec un LMS
Le LMS élimine la plupart des dépenses associées à l'apprentissage hors ligne conventionnel - location de salle, déplacements et hébergement, restauration et distribution de contenu. Et en ce qui concerne les honoraires des formateurs et la création de contenu, cela réduit considérablement le coût par apprenant simplement parce que vous pouvez former un ordre de grandeur plus d'apprenants simultanément. En fait, les entreprises peuvent économiser entre 10 000 $ et 16 000 $ par cours de formation IRL transformé en formation virtuelle dirigée par un instructeur. Imaginez les économies que l'apprentissage à votre rythme peut apporter !
Cependant, travailler avec un LMS entraîne ses propres coûts.
Développement, hébergement et maintenance du LMS
Étant un projet informatique à part entière, les coûts de développement du LMS, de son hébergement et de sa maintenance peuvent varier de 0 $ à 75 000 $ et plus, selon l'option que vous choisissez - créer votre propre LMS, en acheter un ou mettre en œuvre une solution open source.
Développement interne de votre LMS
Pour construire un LMS à partir de zéro, vous avez besoin d'une équipe qualifiée. Le noyau d'une équipe de développement se composera d'un chef de projet, d'un business analyst, d'un concepteur UX/UI, de développeurs frontend et backend, d'un ingénieur DevOps et d'un testeur QA.
Le processus de développement peut nécessiter jusqu'à deux ans, selon la complexité du projet, de sorte que le coût du projet est à peu près égal aux salaires du service pour la période de développement.
Cependant, gardez à l'esprit que vos développeurs internes connaissent moins bien les LMS que l'équipe dédiée d'un fournisseur. Ainsi, même si vos taux horaires internes sont inférieurs, le nombre d'heures sera probablement plus élevé.
LMS propriétaire
Les solutions propriétaires sont la propriété de l'entreprise qui a développé le LMS, et vous payez le droit d'utiliser l'outil. Le fournisseur héberge et maintient le plus souvent la plateforme, et ces coûts sont intégrés dans les frais.
Habituellement, le paiement consiste en un prix d'installation fixe et des frais de licence mensuels échelonnés par utilisateur. Certains abonnements sont également basés sur des tarifs à l'utilisation ou à l'unité. Les niveaux de frais dépendent également des services et des packages de fonctionnalités que vous choisissez en fonction du niveau de service et de support dont vous avez besoin, mais généralement, ils n'incluent pas les développements personnalisés.
Comme vous pouvez le constater, avec une telle tarification à plusieurs niveaux, les coûts des LMS propriétaires peuvent varier considérablement. Voici quelques tarifs approximatifs pour des solutions populaires à titre d'exemple :
| Solution LMS | Frais mensuels par utilisateur | Prix annuel estimé pour 1000 utilisateurs |
|---|---|---|
| 360learning | À partir de €8 | €96,000 |
| Rise Up | À partir de $12 | $144'000 |
| Canvas | À partir de $3 | $36'000 |
| Blackboard | À partir de $5 | $60'000 |
LMS open source
Les solutions open source n'impliquent par définition aucun coût de licence ; le code est entièrement accessible. Cependant, vous avez besoin de compétences techniques pour l'implémenter, apporter les personnalisations et intégrations souhaitées et déployer les mises à jour en cours. Ces coûts varient selon les experts impliqués, leur niveau de compétence et s'il s'agit de votre service informatique ou d'un fournisseur de services externe.
Le fournisseur de services peut également proposer d'héberger et/ou de maintenir le LMS, auquel cas vous devrez ajouter les coûts respectifs à la facture.
Même lorsque le passage à un LMS nécessite des dépenses initiales importantes, le retour sur investissement se fait au cours de la première ou des deux premières années, car les coûts récurrents et cachés sont bien plus abordables, en particulier par rapport aux coûts traditionnels de l'organisation de l'apprentissage.
Création et distribution de cours
Comme nous l'avons déjà dit, les cours en ligne peuvent être moins chers que ceux dispensés hors ligne. La première raison, et la plus évidente, est qu'il n'y a pas de frais d'impression avec les cours créés et diffusés en ligne.
Cependant, le processus de conception de cours en lui-même peut également être moins cher avec un LMS, car la majorité d'entre eux sont livrés avec un outil de création intégré où vous pouvez faire à peu près n'importe quoi avec peu ou pas d'aide d'un développeur :
- Créez un tout nouveau contenu d'apprentissage.
- Réutilisez vos anciens cours.
- Intégrez tous les médias que vous souhaitez et enrichissez la formation avec de la gamification et des éléments interactifs. Et vous n'avez pas besoin d'une expertise technique approfondie pour mettre en place un tel cours.
- Mettez à jour les cours à tout moment et tous les apprenants recevront instantanément la bonne version.
- Créez différentes versions du même cours pour les tests A/B afin d'affiner la pertinence de votre formation.
- Ou créez différentes versions de cours pour différents types d'apprenants pour une approche plus personnalisée.
Pour créer un cours simple, vous n'avez besoin que d'un expert en la matière et d'un concepteur pédagogique qui facturent généralement jusqu'à 150 $ de l'heure.
Certains LMS facturent environ 1 000 $ par an en tant que frais distincts pour l'outil de création, mais c'est négligeable par rapport aux avantages que vous obtenez en retour. Vous pouvez également créer des cours dans un outil de création séparé, puis les télécharger sur le LMS. De plus, certains LMS sont livrés avec des cours prédéfinis, qui constituent une bonne longueur d'avance.
Cette même entreprise moyenne de 500 employés dépenserait environ 150 000 $ pour mettre en place un LMS auto-hébergé et créer des cours en ligne la première année, soit dix fois moins que ce qu'elle dépenserait avec un organisme de formation traditionnel.
Efficacité de la formation hors ligne vs en ligne
Maintenant que nous avons couvert les principales dépenses associées à la formation hors ligne et en ligne, examinons les performances des deux approches en termes de retour sur investissement et d'efficacité de la formation, qui découlent directement de la manière dont le processus de formation est construit autour d'elles. Ici, nous ne pourrons pas identifier les fourchettes de coûts exactes car elles sont très individuelles pour chaque organisation. Cependant, il existe des facteurs significatifs en faveur de l'apprentissage en ligne.
Temps consacré à l'apprentissage
Le temps est la principale raison pour laquelle l'apprentissage traditionnel perturbe autant le processus de travail et la première et principale raison d'envisager l'apprentissage en ligne.
L'apprentissage en ligne nécessite deux fois moins de temps que l'apprentissage traditionnel, grâce à la flexibilité et à la disponibilité exceptionnelles des ressources en ligne. Vous n'avez pas besoin d'attendre les dates de disponibilité d'un expert pour planifier des cours longs et massifs et conduire les employés dans un autre bureau, en espérant qu'ils retiendront au moins certaines informations. Au lieu de cela, vos apprenants peuvent accéder aux supports de formation quand et où ils en ont besoin - à leur bureau tout en cherchant de l'aide pour une tâche professionnelle, un trajet domicile-travail ou dans le confort de leur maison.
Source
Tout cela permet aux apprenants d'allouer plus efficacement leur temps de formation afin que cela n'entrave pas leur productivité au travail. En fait, KPMG cite le rythme d'apprentissage individuel (95 %) et l'absence de déplacement (84 %) comme les principaux facteurs de motivation de l'apprentissage en ligne pour les employés.
Flexibilité de formation
Outre la disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, une autre chose qui distingue favorablement l'apprentissage en ligne est l'adaptabilité aux besoins et aux préférences des apprenants.
Lorsque vous organisez une formation en présentiel, vous n'avez pas vraiment les ressources et la capacité de former un employé séparément. Donc, vous organisez un cours standard, disons, pour une équipe de département, que quelqu'un au sein d'un groupe connaisse déjà le sujet ou ait plus de difficultés à écouter un cours qu'à le lire - il doit s'y conformer.
Au contraire, la formation via un LMS vous permet de créer des variations de cours concernant la difficulté du matériel d'apprentissage, le format du support principal, les parcours d'apprentissage, etc., sans vous ruiner. Et vos apprenants peuvent choisir ce qui leur convient le mieux, ce qui améliore l'engagement et la rétention des connaissances.
Automatisation des évaluations
Une grande partie de la formation conventionnelle consiste en une rétroaction en personne qui nécessite du temps, ce qui augmente encore le coût d'un expert. Cependant, contre toute attente, l'efficacité de la rétroaction n'a pas besoin d'avoir une touche humaine. Il est beaucoup plus important qu'il soit opportun, de préférence immédiat. L'automatisation résout à peu près ce problème, car le LMS peut indiquer exactement ce que l'apprenant doit améliorer en temps réel.
La collecte d'informations d'évaluation vous sera également bénéfique, car elle indique les lacunes du cours de formation et les opportunités d'évolution. De plus, vous pouvez recueillir les commentaires des apprenants quant à leur expérience directement sur la plateforme.
Continuité d'apprentissage
L'apprentissage traditionnel est trop coûteux pour être dispensé à chaque employé en continu, de sorte que les sessions de formation sont généralement assez dispersées dans le temps. Cela seul entrave l'efficacité de l'apprentissage, car une telle approche manque du niveau de cohérence nécessaire.
Avec le LMS, vous pouvez faciliter un apprentissage continu et complet grâce à différentes tactiques. Par exemple, l'apprentissage à son rythme ne dépend pas de la disponibilité de tiers ; la seule chose nécessaire est l'apprenant lui-même et l'accès à une plateforme, afin qu'il puisse sauter sur un nouveau cours ou revoir l'ancien aussi souvent qu'il le souhaite.
Autre exemple : le micro-apprentissage fournit des informations en petits morceaux afin que l'apprenant puisse acquérir de nouvelles connaissances directement sur le tas. Et les LMS avec des fonctionnalités sociales permettent l'apprentissage par les pairs afin que les apprenants puissent discuter du sujet et échanger de nouvelles informations même après la session de formation régulière.
Globalement, nous vous conseillons d'envisager de passer à un LMS si votre entreprise :
- Nécessite une formation obligatoire du personnel.
- Possède des filiales éloignées.
- A une charge de travail intense qui ne permet pas des interruptions de travail des employés durant plusieurs jours.
- A trop d'employés pour former en personne.
- Souhaite économiser de l'argent et du temps sans compromettre les résultats de l'entraînement.
Passer d'une formation en entreprise hors ligne en face à face à un LMS divise par dix les coûts de formation, améliore le processus d'apprentissage et le rend plus efficace, apportant plus de retour pour moins d'investissement.
Et voici un bonus promis —
Cinq astuces pour économiser pour votre future formation LMS
La création de cours reste le poste de dépense le plus important pour l'apprentissage en ligne après la création d'un LMS à partir de rien. Voici donc des conseils qui peuvent réduire certains des coûts :
- Évaluez soigneusement la formation et les aptitudes et compétences qui profiteront le plus à votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'une bibliothèque géante de cours pour obtenir des résultats substantiels. Souvent, un ensemble limité de compétences de base est à l'origine de la majorité du succès. Concentrez-vous sur eux lors de la construction des parcours de formation.
- Évaluez ensuite où se situent vos employés par rapport à chacun de ces niveaux de compétences. Il est impératif d'avoir une compréhension claire des objectifs de la formation. Ces informations seront également utiles pour créer différents parcours de niveau de difficulté.
- Vérifiez vos supports d'apprentissage actuels, y compris les documents traditionnels - qui sont toujours pertinents, ce qui peut être amélioré et ce qui manque complètement. Faire un cours interactif de qualité est beaucoup moins cher lorsque vous avez déjà un PDF avec toutes les informations précieuses.
- Trouvez des experts au sein de votre équipe et incitez-les à partager les connaissances qu'ils ont accumulées au fil des années de collaboration avec votre entreprise. Par exemple, vous pouvez allouer une heure rémunérée chaque semaine pour créer une base de connaissances où ils rédigeraient des instructions pour les cas les plus fréquents ou les plus délicats.
- Partagez le matériel de formation avec d'autres organisations pour répartir les coûts, le cas échéant. Utiliser des ressources gratuites ; elles sont souvent aussi qualitative que celles payants. Examinez les cours en ligne ouverts et massifs sur Coursera, FutureLearn, edX et Udacity - il y a de fortes chances que quelqu'un ait déjà créé un cours dont vous avez besoin.
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Publié le 16 mai 2023.