En 2023, 94 % des entreprises utilisent le cloud, et 67 % de l'infrastructure d'entreprise se base sur le cloud. La tendance accélérée en 2020 par la pandémie et le besoin soudain de solutions de travail à distance affecte l'apprentissage en ligne et le département "formation et le développement professionnel" au même titre que n'importe quel autre secteur d'activité de l'entreprise. Et il y a de bonnes raisons à cela, que nous allons aborder dans cet article. Mais tout d'abord, voyons ce qu'est un logiciel basé sur le cloud et quelles sont les solutions d'apprentissage en ligne qu'il offre.
Les logiciels cloud sont des logiciels hébergés à distance auxquels on accède via l'internet, comme le courrier électronique, iTunes, Google Drive ou AWS. Les systèmes de gestion de l'apprentissage peuvent également être basés sur le cloud, mais cela n'a pas toujours été le cas.
À l'aube de l'apprentissage en ligne, les solutions LMS développées en interne ou achetées étaient installées sur le PC de chacun, par exemple à partir d'un CD, et il n'y avait aucun moyen de mettre à jour la plateforme ou le contenu sans un autre CD avec une version plus récente, alors imaginez le casse-tête des organisations à chaque fois qu'elles devaient distribuer une mise à jour. Et ne parlons pas de la compatibilité des appareils. Bien que révolutionnaires à l'époque, ces solutions sur site entravaient l'agilité et l'évolutivité.
Avec les progrès technologiques et l'utilisation croissante d'Internet, l'ère des plateformes LMS basées sur le web, comme Opigno, a commencé. Ce changement a offert une plus grande accessibilité et flexibilité, permettant à une organisation d'héberger sur ses serveurs la plateforme d'apprentissage à laquelle les apprenants accèdent par le biais de navigateurs web. Il s'agissait essentiellement d'un service basé sur cloud pour les apprenants, mais pas encore pour le fournisseur de formation. Près de 87 % des utilisateurs actifs disposent aujourd'hui de programmes LMS basés sur le web.
Aujourd'hui, les entreprises qui fournissent des infrastructures et des applications en cloud se sont massivement développées, ce qui a également révolutionné la façon dont nous percevons la gestion de l'apprentissage et dont nous nous y engageons. Une nouvelle catégorie de solutions a vu le jour : Le logiciel en tant que service, ou SaaS, LMS - une solution basée sur le cloud qui fournit un accès au logiciel sur la base d'un abonnement. Désormais, non seulement les apprenants peuvent accéder à un LMS via l'internet, mais une organisation n'a pas besoin de l'héberger et de le maintenir et loue la plateforme prête à l'emploi d'un fournisseur.
Les avantages des LMS SaaS
Un tel modèle offre de nombreux avantages par rapport aux options d'auto-hébergement. En voici les principaux.
Accessible partout, à tout moment et à partir de n'importe quel appareil
Comme les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciel, seul un accès à l'internet est nécessaire. Il n'est même pas nécessaire qu'il soit constant - les plateformes utilisant la norme xAPI prennent en charge l'accès hors ligne et mettent à jour les progrès des utilisateurs dès que la connexion est rétablie.
De plus, comme les LMS SaaS sont disponibles sur n'importe quel appareil, ils sont généralement conçus pour s'adapter à n'importe quel appareil. C'est d'autant plus important qu'au moins un quart des employés accèdent à la formation à partir d'appareils mobiles, et les apprenants qui utilisent des smartphones pour l'apprentissage terminent en général les cours 45 % plus rapidement que ceux qui utilisent un ordinateur.
Facilité de mise en place, de mise à niveau et de gestion
Un LMS SaaS est déjà entièrement développé et déployé sur les serveurs du fournisseur. Quelques intégrations avec la base d'apprenants et la bibliothèque de contenu, et la plateforme est prête à être déployée. Si l'organisation n'a pas besoin d'autres intégrations et personnalisations complexes, elle peut lancer le LMS le jour même ; il ne reste plus qu'à intégrer les apprenants et les administrateurs.
L'aspect technique de la question - maintenance et développement de l'infrastructure, résolution des problèmes techniques, correctifs, mises à jour et mises à niveau du matériel et des logiciels - relève de la responsabilité de l'équipe spécialisée du fournisseur. Le fournisseur est chargé de maintenir la plateforme en état de marche à tout moment, il investit donc massivement dans ses actifs et rend tous les correctifs et mises à jour instantanément accessibles à tous les utilisateurs.
Globalement, l'évolution de la demande facilite le développement et l'amélioration constants des produits afin de répondre aux besoins du secteur et de rester compétitif. De plus, votre plateforme est développée et gérée par des talents auxquels vous n'auriez probablement pas accès aussi facilement autrement, et ce pour une fraction du coût.
Tarification évolutive et rentable
En ce qui concerne les coûts, opter pour un LMS SaaS signifie qu'il n'y a pas de coûts de développement, de licence et d'installation, tandis que ne pas avoir à maintenir, mettre à jour et réparer un LMS par soi-même peut réduire de manière significative les dépenses courantes et éliminer les imprévus. Tout est couvert par des frais d'abonnement réguliers, généralement mensuels ou annuels, qui sont beaucoup plus faciles à intégrer dans un budget.
La tarification est généralement basée sur l'utilisation - nombre d'utilisateurs, nombre , fonctionnalités ou quantité de données - et peut être facilement augmentée ou réduite afin que le client ne paie que pour ce dont il a réellement besoin.
Flexibilité et évolutivité
La flexibilité des prix reflète la nature flexible des solutions SaaS en général. Une organisation peut rapidement adapter un LMS à ses besoins : modifier le nombre d'utilisateurs, choisir ou non certaines fonctionnalités, ajouter autant de matériel pédagogique que nécessaire en choisissant simplement un plan tarifaire adapté, sans avoir à mettre à niveau l'infrastructure. Au fur et à mesure que vos besoins en formation évoluent, votre LMS SaaS peut également se transformer.
En plus d'être évolutifs et configurables, les LMS basés sur le cloud sont également multi-locataires par définition, ce qui permet aux organisations de créer des espaces séparés pour différents objectifs, gérés et mis à jour simultanément et accessibles aux apprenants 24h/24 et 7j/7.
Sécurité
Les logiciels en nuage doivent répondre à des normes plus strictes en matière de sécurité et de confidentialité des données et recevoir des certifications de tiers puisque les clients leur confient leurs données, par exemple GDPR, Service Organization Control (SOC) 2 ou IS0 27001. En conséquence, les fournisseurs investissent beaucoup de temps et d'argent pour faire de la sécurité et de la fiabilité leurs plus grandes qualités (en dehors de la commodité).
Les sauvegardes de données sont tout aussi importantes. Les sauvegardes font partie intégrante de la cybersécurité car elles permettent de rétablir rapidement les opérations en cas d'attaque ou de toute autre perturbation. Compte tenu du volume de données et de la capacité de stockage limitée, il est plus facile de mettre en place des sauvegardes automatisées régulières dans l'informatique en nuage que de tout gérer en interne.
Un autre avantage moins évident du stockage de données à distance est que les fournisseurs de services en nuage peuvent assurer une meilleure maintenance du matériel, ce qui évite les pertes de données dues à une défaillance de l'équipement.
Intégrations transparentes
Les LMS peuvent ne pas couvrir tous les besoins des utilisateurs finaux ou des organisations. Les intégrations avec des logiciels tiers et différents systèmes internes peuvent compenser cela. Les LMS SaaS fournissent généralement des API qui permettent une intégration facile avec d'autres systèmes, tels que les CRM, les logiciels de facturation et les outils d'abonnement. Les intégrations personnalisées peuvent nécessiter des négociations avec le fournisseur de services et des frais supplémentaires.
Avec les bonnes intégrations, le logiciel LMS en nuage peut s'intégrer de manière transparente dans la pile technologique d'une organisation, la rendant plus efficace, par exemple en automatisant des tâches telles que la création d'utilisateurs, la synchronisation des données et les inscriptions ou en connectant les résultats de la formation du LMS à d'autres logiciels afin de rationaliser les systèmes et de réduire la complexité technique.
Une interface utilisateur conviviale et une courbe d'apprentissage réduite
Les LMS basés sur SaaS sont censés éliminer le besoin de personnel informatique dédié ou l'accès à un département informatique. Par conséquent, ils sont conçus pour être conviviaux afin de permettre aux débutants de s'adapter rapidement aux fonctionnalités et de commencer le processus d'apprentissage sans aucun problème. De plus, l'assistance permanente du fournisseur de LMS garantit que toute question ou tout problème est rapidement résolu, ce qui garantit une expérience utilisateur sans heurts.
L'un des principaux avantages des systèmes LMS SaaS est qu'ils permettent aux utilisateurs finaux de se concentrer sur leur contenu d'apprentissage tandis que le fournisseur s'occupe des complexités techniques. Un LMS SaaS robuste offre également une large bande passante pour des téléchargements de contenu illimités, ce qui permet aux utilisateurs d'inclure des graphiques et des vidéos de haute qualité.
Un bon LMS SaaS devrait également offrir des fonctions facilement configurables et conviviales, permettant aux organisations d'adapter l'interface à leurs besoins. Des portails et des environnements de formation uniques permettent de répondre aux besoins de groupes d'apprenants spécifiques, tandis que des fonctionnalités telles que l'automatisation et les rapports aident à réduire la charge de travail administratif.
En résumé, les systèmes LMS basés sur SaaS excellent dans la facilité d'apprentissage, offrant des interfaces conviviales, un support constant et des fonctionnalités qui responsabilisent les utilisateurs finaux. Ces systèmes simplifient l'apprentissage et la gestion de l'apprentissage et garantissent la conformité, la sécurité et un contenu de haute qualité.
Les limites des LMS SaaS
Le cloud n'est pas une solution miracle, et les LMS basés sur le cloud ont aussi leur part d'inconvénients. Voici quelques raisons pour lesquelles l'auto-hébergement d'un LMS peut être une meilleure solution pour certains.
Pas de contrôle sur la plateforme
Une organisation n'est pas propriétaire mais locataire de son instance SaaS LMS et ne peut l'utiliser que pendant la durée de son abonnement. Le client ne peut pas non plus modifier librement le code source du SaaS LMS comme il pourrait le faire avec une solution auto-hébergée. Tout cela limite les cas d'utilisation facilement disponibles à ceux fournis par la conception du fournisseur.
Le client n'a pas non plus son mot à dire sur l'orientation du développement du produit. Le fournisseur peut modifier sa politique de prix, retirer des fonctionnalités qu'il ne juge plus pertinentes pour le marché mais qui le sont toujours pour ce client, ajouter de nouvelles fonctionnalités par défaut dont le client n'a pas besoin ou revoir l'interface - le client ne peut que s'adapter aux changements ou changer de fournisseur.
Enfin, en s'appuyant sur un fournisseur tiers, il n'y a aucune garantie qu'il ne fera pas faillite ou qu'il ne cessera pas de développer le produit.
Personnalisation limitée
Ce point découle du précédent - comme vous n'êtes pas propriétaire d'un LMS SaaS, vous ne pouvez pas le modifier comme vous le souhaitez, à l'exception de l'image de marque. Les fournisseurs proposent généralement plusieurs options de configuration prédéfinies parmi lesquelles vous pouvez choisir ou vous proposent de sélectionner les caractéristiques, les fonctionnalités et les intégrations à partir d'une liste. En d'autres termes, les LMS SaaS moyens sont plutôt configurables que personnalisables, donc si une organisation a besoin d'une solution fortement personnalisée ou d'une intégration avec un logiciel spécifique utilisé en interne, un LMS sur site pourrait être préférable.
Cependant, certains fournisseurs, comme Opigno, offrent des services de développement personnalisés pour leurs solutions basées sur le cloud, permettant aux clients d'obtenir une plateforme SaaS adaptée à leurs besoins.
Augmentation des dépenses courantes et fortes hausses de prix
Si l'entreprise dispose d'une équipe de développement interne et ne prévoit pas d'accroître sa formation dans un avenir proche, il peut être moins coûteux d'investir une fois dans l'infrastructure sur site que de payer un abonnement chaque mois. Il convient de noter que, dans ce cas, l'entreprise devra supporter toutes les dépenses d'urgence en cas de problème.
Une autre nuance à prendre en compte est la durée des plans tarifaires. Supposons que l'entreprise envisage de développer sa formation. Dans ce cas, elle doit s'assurer qu'un plan tarifaire plus élevé serait toujours rentable, car la plupart des LMS SaaS ne facturent pas pour chaque utilisateur, locataire ou cours supplémentaire, mais pour une gamme spécifique d'utilisateurs, de locataires et de cours, et la formation de 55 apprenants peut coûter, disons, 1,5 fois plus que 50 simplement parce que 55 utilisateurs tombent dans un plan tarifaire plus élevé.
Préoccupations en matière de sécurité
Bien que les fournisseurs de services en nuage respectent des normes de sécurité élevées, certains risques sont liés au fait qu'une organisation abandonne le contrôle de ses données à une tierce partie. S'il est essentiel pour une organisation d'avoir un contrôle total sur ses données à tout moment, l'hébergement interne est la solution. Gardez toutefois à l'esprit que le contrôle n'est pas synonyme de sécurité, et que les fournisseurs de services en nuage consacrent généralement beaucoup plus de ressources et d'attention à la sécurité des données qu'une entreprise non spécialisée dans la cybersécurité ne pourrait jamais le faire.
Il n'y a pas de choix universellement mauvais ou bon, et les avantages des LMS SaaS l'emportent sur les inconvénients pour la plupart des cas d'utilisation. Si vous souhaitez obtenir des conseils d'experts pour savoir si un LMS SaaS ou un LMS sur site vous conviendrait le mieux, n'hésitez pas à nous contacter - nous développons les deux.
Choisir le meilleur LMS SaaS
Le choix du LMS SaaS le mieux adapté diffère peu du choix d'un LMS en général (que nous avons abordé précédemment). Cependant, comme les LMS en mode SaaS offrent généralement des fonctionnalités fixes, il est d'autant plus important de bien analyser ses besoins et de vérifier dans quelle mesure la solution peut y répondre.
Définir votre modèle d'apprentissage
Tous les LMS conviennent à l'apprentissage asynchrone. Mais si vous envisagez de proposer un apprentissage mixte, vous devez vous assurer que le SGA SaaS prend en charge les technologies connexes, par exemple l'intégration de Zoom pour les sessions synchrones ou un outil de vidéoconférence interne, un calendrier avec les horaires de cours et les devoirs, etc.
Identifier les fonctionnalités indispensables
Par exemple, assurez-vous que le système de gestion de contenu dispose de fonctions de création de contenu et qu'il prend en charge toutes les normes multimédias et d'apprentissage en ligne que vous prévoyez d'utiliser si vous créez des cours. Vérifiez quels sont les outils d'évaluation et de certification offerts par la plateforme si vous prévoyez de l'utiliser pour la formation à la conformité. Assurez-vous également que le fournisseur du SaaS LMS propose une application mobile native si vous donnez la priorité à l'apprentissage mobile.
Chaque fonctionnalité manquante dans le SaaS LMS signifie plus d'obstacles avec des intégrations et des solutions de contournement à l'avenir.
Vérifier les API disponibles et les connecteurs tiers
Examinez la liste des API disponibles pour voir si le LMS peut s'intégrer dans votre système et vos processus existants. Par exemple, si vous prévoyez d'utiliser un LMS pour l'onboarding, les intégrations avec les outils RH ne sont pas négociables. Si vous prévoyez de vendre des cours, vous pourriez utiliser des outils de marketing et des intégrations avec des logiciels de vente et de support. Et l'authentification unique (SSO) est bénéfique pour tous les LMS.
Évaluer la sécurité et la conformité
Assurez-vous que votre plateforme LMS est transparente quant au respect des normes essentielles du secteur en matière de sécurité et de conformité, qu'elle fait l'objet d'audits externes et internes réguliers et qu'elle présente ses politiques de sécurité.
Évaluer l'évolutivité et le soutien
Tenez compte du potentiel de croissance de votre organisation. Assurez-vous que la plateforme peut s'adapter à vos besoins croissants en termes d'utilisateurs, de contenu et de performances. En outre, examinez le niveau d'assistance à la clientèle et de formation offert par le fournisseur. Une équipe d'assistance réactive et des ressources de formation complètes peuvent s'avérer inestimables pour garantir une expérience fluide et productive tant pour les administrateurs que pour les apprenants.
En définissant votre modèle d'apprentissage et vos fonctionnalités essentielles, en examinant les intégrations et la sécurité, et en tenant compte de l'évolutivité et du support, vous pouvez trouver un LMS SaaS bien adapté qui renforcera vos initiatives éducatives ou d'entreprise et contribuera de manière significative à votre succès.
En retraçant l'évolution des systèmes de gestion de l'apprentissage, il devient évident que le marché du cloud va se développer, apportant des LMS Software as a Service plus dynamiques, plus conviviaux et plus évolutifs. Le moment est venu pour les institutions et les entreprises de prendre le virage de l'accessibilité inégalée, de la sécurité robuste et de l'adaptabilité inégalée dans l'ère numérique en évolution rapide qu'offre le cloud.
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Publié le 17 octobre 2023